The importance of the coordination plan
Que vous soyez mandaté pour organiser un 5 à 7, une conférence, un séminaire ou un congrès, une seule et unique stratégie de logistique s'applique pour tous ces différents types d'événements pour en assurer son succès: l'indétrônable plan de coordination. Grâce à ce plan extrêmement bien détaillé, vous faciliterez le processus organisationnel de votre événement en permettant à tous les intervenants d'anticiper les étapes de préproduction, en planifiant minutieusement son déroulement et en évaluant ses tâches de postproduction. En rédigeant un plan de coordination, vous mettez toutes les chances de votre côté pour assurer la réussite de votre événement et ce, sans oublier le moindre détail.
Prévoyez l'imprévisible
La meilleure manière de prévoir l'imprévisible est d'élaborer un échéancier de 3 mois à 1 an avant la date prévue de l'événement, tout dépendant de son ampleur et de sa complexité. Un échéancier étant un outil de référence qui établie les étapes et les délais de production de la réalisation d'un événement, il sera un fichier indispensable pour mettre votre projet sur pied efficacement et dans les temps. L'échéancier vous permettra de visualiser votre événement pour ne pas en oublier aucune étape, incluant par exemple la négociation des contrats avec les différents prestataires, la date limite des envois d'invitations et la création du plan de salle. Il est également recommandé d'avoir ce document sur un fichier cloud pour en assurer son actualité. Ainsi, toute votre équipe sera sur la même longueur d'onde.
Une équipe qualifiée et informée
Une fois l'échéancier bien détaillé, distribuez-le à tous vos intervenants afin qu'ils puissent analyser et approuver vos prévisions pour assurer le respect des échéances de la production. Afin d'optimiser le processus de planification et l'efficacité communicationnelle dans les délais requis, il est nécessaire d'être à l'écoute des besoins de tous les sous-traitants afin de travailler main dans la main avec eux et ce, sans anicroche. Assurez-vous d'avoir inscrit tous les noms et les numéros des intervenants sur un fichier accessible pour tous dont vous aurez d'ailleurs accès en tout temps à partir de votre téléphone intelligent.
Un système de rappels
Même si vous êtes convaincu de connaître le déroulement de l'événement par cœur, ne succombez pas à la tentation de vous fier à votre mémoire! Beaucoup trop de micro détails peuvent se faufiler dans la réalisation d'un événement et c'est pourquoi il est primordial de suivre à la lettre le scénario comprenant toutes les étapes de production et l'heure de leur exécution. La journée même de l'événement, chaque intervenant doit détenir ce scénario faisant parti intégrante du plan de coordination qui mènera votre événement au sommet de son potentiel succès.
Ainsi, un plan de coordination rigoureux est essentiel à la réussite de tout événement, puisque cette planification détaillée vous permettra de vous projeter dans la réalité du projet, d'assurer une bonne communication avec vos sous-traitants et de vous adapter à toutes les situations, aussi imprévisibles soient-elles.
