The importance of the seating plan

En tant qu'agence événementielle créatrice d'expérience depuis plus de 15 ans, ce dicton nous est bien familier: "La planification est la clé d’un événement réussi". En enchaînant mandats et série de contrats, nous sommes devenus des experts de l'organisation sous toutes ses facettes, survolant l’alphabet de A à Z, en prêtant une attention toute particulière à la lettre P qui se traduit, dans notre domaine et dans le contexte de ce présent texte, par Plan de salle. Par curiosité, avez-vous déjà comptabilisé le temps que vous passiez à réfléchir à la meilleure configuration de salle pour votre événement ? Si votre réponse se situe entre peu ou jamais de temps, il est primordial de remettre les pendules à l'heure et d'y mettre les bouchées doubles afin d'économiser plusieurs heures à votre précieux compteur d'organisateur ! En effet, vous sauverez un temps fou à élaborer votre plan de salle au préalable, alors qu'il vous permettra de réviser les objectifs de votre événement, d'exploiter le potentiel de l'espace disponible et d'optimiser les interactions souhaitées entre les invités; planification sans oubli et réussie, garantie !

Planification des éléments

Un plan de salle est avant tout un modèle de communication simple et efficace qui sert à planifier, visualiser et informer une idée concrète auprès des intervenants des opérations, afin de vous assurer un plein contrôle de votre événement. Cette planification de la configuration de l'espace est un outil de référence indispensable qui allie modernité, fonctionnalité et pragmatisme, alors qu'elle permet d'offrir une tranquillité d'esprit au comité organisateur pour ne rien laisser au hasard. En effet, chaque élément du mobilier doit être soigneusement évalué lors de l'élaboration du plan d'aménagement afin de parer aux malheureux imprévus d’un espace mal utilisé pouvant survenir ledit jour J. heureusement, de la capacité de l'espace offert jusqu'à la grandeur du mobilier, en passant par le nombre d'invités pouvant être présents dans un même espace à la fois, tout se prévoit! Ainsi, plus détaillé et précis sera votre plan de salle, meilleures seront vos chances de faire de votre initiative un succès; une planification rigoureuse est votre marque de distinction en tant qu'organisateur d'événement.

Visuel global en 3D

Peu importe le type d'événement qui vous a été confié, il est désormais évident que la disposition de la salle a toujours un rôle extrêmement important à jouer. Ainsi, l'avantage de créer un plan de l'espace disponible en 3D est de réaliser son potentiel en plus de bénéficier du fait que tout est calculable ! Vous l'aurez compris; l'aménagement du mobilier selon le nombre de personnes conviées est un ratio crucial à évaluer afin de démontrer votre intérêt pour le confort et le bien-être des invités durant la soirée. Par exemple, si les invités se retrouvent à être trop nombreux dans un espace restreint, ils pourraient ressentir de la frustration en s'imaginant ne pas avoir été pris en considération, en plus de conclure que vous ne maîtrisez en aucun cas l'art de planifier consciencieusement un événement. De ce fait, n'hésitez pas à calculer au centimètre près l'espace qu'occuperont les tables, les chaises, les bars, la scène, le coin DJ et les projections visuelles ! Dans la planification d'un événement, il faut bien se rendre à l'évidence...le moindre petit détail est digne d'importance et peut comporter votre gage à succès.

Se mettre dans la peau de l'invité

Le plan de salle contribue à créer un espace où l’expérience événementielle peut atteindre son plein potentiel. L'astuce infaillible pour établir une configuration de salle réussie, c'est de vous imaginer dans la peau d'un invité, de son entrée dans la pièce jusqu'à son départ à la clôture de l'événement; ses déplacements, ses interactions avec les autres convives, ses habitudes de consommations de boissons et de nourriture, ses aires de repos, son accès aux toilettes, son espace de regroupement pour un discours s'il y a lieu, etc. De plus, ce plan de salle vous servira de carte routière pour définir les rôles et les tâches des équipes d'opérations qui se trouveront sur place, notamment lors du montage et démontage de l'espace.

De ce fait, cette bible de l'aménagement vous assurera que tout le mobilier est en place pour un déroulement d'événement sur mesure, tel que visualisé lors de la planification de l'aménagement des lieux.